Автоматизация и стандартизация бизнес-процессов компании

Каждая компания, выходящая на рынок, будет успешно развиваться только в условиях ее конкурентоспособности. Это значит, что необходимо заботится не только об качестве продаваемых товаров и предоставляемых услуг, установлении адекватных цен, но и привлечении новых клиентов и удержании уже существующих. Большое значение в деятельности любой компании, когда внешняя сфера деятельности вроде бы уже налажена, занимает организация внутренней структуры.


Что такое оптимизация бизнес-процессов и для чего она нужна?


Работа большинства современных компаний, как большого, так и среднего и малого бизнеса, строится на принципиально новых началах. Раньше вся деятельность любой фирмы управлялась системой инструкций, регламентов и нормативных документов для сотрудников. Оптимизация бизнес-процессов подразумевает их усовершенствование путем стандартизации и автоматизации.


Стандартизация бизнес-процессов — это своеобразная база для развития любой компании. Стандарты для бизнес-процессов используются сотрудниками на всех уровнях:


- топ-менеджеры — для разграничения полномочий и границ ответственности руководителей участков;
- руководители — для контроля процесса и результатов работы, а также принятия мер для оптимизации бизнес-процессов;
- сотрудники — для самостоятельного контроля в процессе работы, обучения новым приемам.


Стандартизация бизнес-процессов применяется путем создания стандартов для типовых видов деятельности компании. Рассмотрим на примере. Деятельность розничного магазина подразумевает выполнение заказа товара, приема и возврата товара, ценообразования, перемещение товара в торговый зал и выкладку его на полках. Оптимизация бизнес-процессов совершается путем разработки и внедрения единых стандартов выполнения типовых задач, дальнейшая автоматизация с помощью применения соответствующего программного обеспечения значительно облегчает и ускоряет выполнение этих задач в условиях реальной деятельности. При этом деятельность сотрудников сводится к минимуму. Вместо того, чтобы сотрудники вручную выполняли, например, подсчет остатков товара на складе, и исходя из этого формировали заказ для поставщиков, использование автоматизации бизнес-процесса на этом участке позволяет системе самой вести учет, а менеджер только анализирует полученные данные и при необходимости корректирует их. Таким образом, высвобождается время для занятий менеджера другими видами деятельности — анализ рынка, конкурентоспособности товаров, привлечения новых покупателей.


Оптимизация бизнес-процессов позволяет достичь ряда положительных результатов. Во-первых, стандартизация бизнес-процессов дает возможность унифицировать типовую деятельность компании, повышая ее эффективность. Автоматизация стандартов позволяет минимизировать человеческий фактор, в том числе и в отношениях с деловыми партнерами, когда все операции благодаря автоматизации ведутся строго по условиям контракта, которые внесены в систему стандартов компаний-партнеров.


Автоматизация бизнес-процессов позволяет ускорить сроки выполнения поставленных задач, высвобождает трудовые и временные ресурсы. Автоматизация применима ко всем сферам внутренней деятельности компании, особенно актуальна стандартизация бизнес-процессов в финансовой сфере и бухгалтерии, где скорость работы часто тормозится из-за большого документооборота. Применение стандартов значительно упрощает выполнение поставленных задач.


Оптимизация бизнес-процессов в сфере маркетинга и работе с клиентами Одним из важнейших направлений в работе любой компании, независимо от ее размеров и сферы деятельности, является работа с клиентами. Ведь именно от них зависит успех фирмы на рынке.


CRM (от англ. Customer Relationship Management System – система управления взаимоотношений с клиентами) позволяет совершить оптимизацию бизнес-процессов в сфере работы с клиентами компании. Целью использования клиентоориентированого подхода будет увеличение объема продаж, улучшение уровня обслуживания клиентов путем мониторинга и дальнейшего анализа взаимоотношений с клиентами, а также анализа маркетинговой деятельности компании.


Практически CRM являет собой систему приложений, объединенных между собой логическими связями и внедренных в корпоративную информационную структуру компании, в общую базу данных. Применение CRM доказало свою эффективность на практике, поэтому их популярность и востребованность возрастает и среди компаний среднего и малого бизнеса.


Системы CRM используются для выполнения трех групп задач. Первая – маркетинговые решения, применяется для увеличения сбыта товара путем мониторинга потребностей и интересов потребителей. Вторая – обслуживание клиентов. Автоматизация работы этого участка бизнес-процессов обеспечивает снижение финансовых трат на ведение деятельности соответствующих служб компании. Третья – продажи, автоматизация этой части дает возможность успешного прогнозирования продаж, и как следствие – анализ перспектив будущей сделки с возможными партнерами, а также оперативное заключение таких сделок.


Для автоматизации процессов компаний работающих на рынках России и Украины, подходят пакеты программ, разработанные производителями приложения 1С. Такая географическая ориентированность программ объясняется возможностью интегрировать их с продуктами «1С».


Программный продукт «1С: CRM. Базовая версия» создан на платформе «1С. Предприятие.8», предназначен для однопользовательского использования в компаниях малого бизнеса. С его помощью можно достичь автоматизации деятельности отдельных сотрудников, а основные задачи, которые решаются с его помощью:


- сбор и хранение информации о взаимодействии с клиентами, а также быстрое получение необходимых данных;
- сокращение временных затрат путем автоматизации процессов продаж и закупок;
- календарное планирование работы и аналитическая отчетность.


«1С: CRM Стандарт» - это продукт, созданный на новейшей платформе «1С. Предприятие 8.2», подходит для внедрения с работу предприятий малого бизнеса, лицензия рассчитана на пятерых пользователей. Существенно облегчает начало работы возможность двустороннего обмена данными с приложениями «1С. Предприятие» путем загрузки в систему CRM информации о клиентах, а также получение данных из почтовых программ и электронных таблиц. Большим плюсом в случае внедрения этой системы в работу компании без привлечения специалистов есть интуитивно понятный интерфейс, что облегчает знакомство с программой, и невысокая требовательность к ресурсам компьютера. Система «1С: CRM Стандарт» содержит в себе заранее настроенные сценарии и отчеты. Еще одно преимущество – возможность работы с CRM удаленно, посредством сети Интернет.


Ее основные функциональные возможности:

- ведение клиентской базы;
- доступ к контактам клиента, сохранение истории взаимодействий с ним;
- работа call-центров – программно-аппаратного обеспечения для работы с звонками клиентов;
- тайм-менеджмент и аналитическая отчетность;
- защита данных путем разграничения права доступа различным пользователям системы.


Использование стандартизации бизнес-процессов и их дальнейшей автоматизации имеет ряд преимуществ для компании. Снижение временных затрат для проведения различных типовых видов деятельности. Создание и поддержание культуры работы по стандартам ведет к повышению ее эффективности. Система оптимизации бизнес-процессов в сфере взаимодействия с клиентами повышает продуктивность деятельности компании. Все вместе нацелено на получение высоких коммерческих результатов бизнеса.




Вернуться в раздел «Статьи»
ScrollTop